Software Asset Management (SAM): Was ist das und wie nützt es Unternehmen?

Definition: Was ist Software Asset Management (SAM)?

Software Asset Management – oder kurz: SAM – versteht sich als Prozess der Technologiestrategie von Unternehmen. Dabei werden alle Softwarebestände eines Unternehmens über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg verwaltet, überwacht und optimiert. Dabei reicht SAM von der Beschaffung über die Installation bis hin zur Nutzung und zur Aktualisierung oder Ausmusterung von Software.

Die Ziele von Software Asset Management (SAM) sind klar: Softwarelizenzen sollen transparent und effizient gestaltet werden, Lizenzkosten werden reduziert, Compliance-Risiken vermieden und fundierte Entscheidungen über den Einsatz von Software werden getroffen.

Gerade große Unternehmen profitieren von Software Asset Management, da die Neuverteilung von Softwarelizenzen häufig im Fokus steht. Doch auch kleine und mittelständische Unternehmen können SAM gezielt einsetzen, um an Effizienz zu gewinnen und von weiteren Vorteilen zu profitieren.

Die Hauptaufgaben von Software Asset Management sind:

·  Erfassung und Inventarisierung aller im Unternehmen eingesetzten Softwareprodukte

·  Kontrolle und Verwaltung von Verträgen und Lizenzen

·  Überwachung von Identifikation und Nutzung ungenutzter und überlizenzierter Software

·  Optimierung der Softwareausgaben und somit Unterstützung bei der Budgetplanung

·  Sicherstellung von Lizenz-Compliance durch Vermeidung rechtlicher Risiken durch Lizenzverletzungen

SAM versteht sich daher als essenzieller Bestandteil des IT Asset Managements (ITAM) und unterstützt Unternehmen dabei, ihre IT-Landschaft effizienter und rechtskonform zu gestalten sowie Kosten zu sparen.

3 Schwerpunkte von Software Asset Management

Software Asset Management fokussiert sich auf 3 Schwerpunkte:

1. Softwarelizenzierung: Eine SAM-Strategie ist dafür da, installierte Software und die Produktnutzung so anzupassen, dass Ihre Software-Compliance optimiert wird. Viele Softwareanbieter sind streng, wenn es um Lizenzvereinbarungen geht. Mit Software Asset Management sind Sie auf der sicheren Seite, um keine Nutzungsbedingungen zu verletzen.

2. Software-Audits: Vermutet ein Anbieter, dass Sie eine Lizenz unsachgemäß verwenden? Dann kann er ein Audit durchführen. Wenn dabei herauskommt, dass Sie eine Software zweckentfremdet oder missbräuchlich benutzen, kann es schnell teuer für Ihr Unternehmen werden. SAM unterstützt Sie bei dem Prozess eines Audits.

3. Software-Optimierung: Dank Software Asset Management können Sie effektiv Kosten reduzieren und Ausgaben optimieren. Unternehmen, die keine SAM-Strategie anwenden, zahlen häufig für Lizenzen oder Wartungsverträge, die sie gar nicht in Anspruch nehmen. Dieses Geld können Sie sich auch sparen und sinnvoller verwenden. Dazu ist der Prozess des Software Asset Managements schließlich da.

4 Vorteile von SAM – diese Ziele verfolgt Software Asset Management

Software Asset Management bringt sowohl kleinen als auch großen Unternehmen gewisse Vorteile. Diese liegen vor allem in den Zielen, die SAM ansteuert, begründet. Folgende 4 Vorteile sind es, von denen Sie bei der Anwendung von Software Asset Management profitieren:

1. Reduktion der Kosten

Mit Software Asset Management können Sie Ihre Kosten enorm reduzieren. Dazu werden Vertragsvereinbarungen verhandelt bzw. neu verhandelt. Außerdem identifizieren Sie nicht ausreichend genutzte Softwarelizenzen und können diese an andere Benutzer weitergeben.

Im Zuge von SAM dokumentieren Sie Ihre Kosten präzise, um stets den Überblick über Ihre Ausgaben zu bewahren. Das macht es Ihnen möglich, die Kosten für Softwareapplikationen zu verwalten und zu reduzieren. Sinn und Zweck von Software Asset Management sollte es sein, jede Software zweckgemäß zu verwenden.

2. Verbesserte Compliance

Wenn Sie die Kontrolle über Lizenzvereinbarungen verlieren, kann das zu rechtlichen Problemen und Sicherheitsrisiken führen. Doch als Unternehmen sollten Sie Compliance hochhalten – so können Sie rechtlichen Konsequenzen aus dem Weg gehen.

Durch Software Asset Management können Sie unternehmensweit festgelegte Sicherheitsrichtlinien durchsetzen. Auch die Überwachung von Vertragsverlängerungen und die Aktualisierung von Hardwarestandards werden mit SAM möglich.

3. Steigerung der IT-Effizienz

Mit Software Asset Management wird Ihre IT noch effizienter. Wie das? SAM hilft Ihnen dabei, die Nutzung von Hard- und Software in Ihrem Unternehmen voll auszuschöpfen. Daher werden Prozesse automatisiert und wesentlich effizienter. Besonders groß ist der Vorteil in Verbindung mit IT Asset Management, da sie dadurch die Gemeinkosten hinsichtlich der Verwaltung und Unterstützung Ihrer verwendeten IT-Prozesse minimieren können.

4. Verbesserung der Mitarbeiterproduktivität

Mit Software Asset Management verwalten Sie die Lizenzvergabe und Softwareservices. Daher wissen Ihre Mitarbeiter dadurch ganz genau, wofür sie die jeweiligen Programme verwenden sollen und wie sie damit am besten umgehen.

Das führt dazu, dass sich Ihre Mitarbeiter weniger mit der Problembewältigung befassen müssen, sondern genau wissen, wie sie effizient und produktiv mit einer Anwendung hantieren. Ideal ist SAM also dafür, Software so einzusetzen, dass Sie die Mitarbeiterproduktivität steigern.

Die Rolle von Software Asset Management im Unternehmen

SAM bietet Unternehmen eine Reihe an Vorteilen. Es ist daher nicht verwunderlich, dass mehr und mehr Firmen darauf setzen und Software Asset Management nutzen, um ihre Kosten zu reduzieren, ihre Effizienz zu steigern und andere Bereiche zu optimieren.

SAM versteht sich als taktische Disziplin. Damit sie zielführend eingesetzt werden kann, ist es wichtig, bestimmte Positionen in einem SAM-Team zu belegen. Dazu gehören:

·  SAM-Manager

·  SAM-Administratoren

·  SAM-Analysten

·  SAM-Berater

·  SAM-Spezialisten

Jedes dieser Teammitglieder hat ganz eigene Aufgaben, die es mit höchster Sorgfalt auszuüben gilt. Analysten beispielsweise sind dafür zuständig, Audits durchzuführen und die Lizenznutzung im Unternehmen zu analysieren. Berater hingegen sind mit der Aufgabe betraut, dort Hilfestellung zu leisten, wo sie benötigt wird. Wie ein Zahnrad greifen die Mitglieder des SAM-Teams mit ihren Kompetenzen ineinander.

Je reifer ein Unternehmen wird, desto größer ist die Rolle von SAM. So kann es sein, dass der Software Asset Management-Prozess in Ihrem Unternehmen zu Beginn keine so große Rolle spielt, doch mit der Zeit immer wichtiger wird.

Prozesse von Software Asset Management im Fokus

Bei Software Asset Management steht eine Reihe an Prozessen im Fokus. Wir haben die 7 Kernprozesse, aus denen sich SAM zusammensetzt, für Sie zusammengetragen:

1. Softwarenutzung: Mit diesem Prozess legen Sie fest, welche Tätigkeiten die Benutzer mit einer installierten Software ausführen dürfen. Damit stellen Sie sicher, dass es nicht zu einer missbräuchlichen Nutzung von Services und Software kommt.

2. Softwarebeschaffung: Dieser Prozess unterstützt Sie dabei, welche Software Sie wirklich brauchen, wer sie nutzen wird und welchen Zweck sie verfolgt. Damit können Sie zielführende Investitionen tätigen.

3. Software-Implementierung: Nach der Beschaffung folgt die Implementierung. Dieser Prozess des Software Asset Management unterstützt Sie dabei, Software korrekt bereitzustellen und neue Softwareanfragen zu genehmigen. Das optimiert Ihre Anwendungen und Softwareprodukte im Allgemeinen.

4. Unterstützung von Mitarbeitern: Wenn ein Mitarbeiter die Abteilung wechselt oder neue Mitarbeiter ins Unternehmen kommen, muss überprüft werden, dass sie die Software effizient und sachgemäß nutzen.

5. Notfallplan: Dieser SAM-Prozess ist – wie der Name schon sagt – für den Notfall gedacht. Er hilft Ihnen dabei, wichtige IT- und Software-Services aufrechtzuerhalten, wenn es hart auf hart kommt.

6. Lizenz-Compliance: SAM-Prozesse dienen der Einhaltung von Lizenzbestimmungen. Damit sind Sie auf der sicheren Seite und bestehen jedes Software-Audit.

7. Software-Recycling: Möchten Sie Software-Assets effizient, kostengünstig und richtlinienkonform anderen Mitarbeitern zuweisen? Dann ist dieser Software Asset Management-Prozess genau richtig. Er kommt auch bei internen Softwareüberprüfungen zum Tragen.

Fazit

Software Asset Management (SAM) ist eine wichtige Disziplin, von der kleine wie große Unternehmen in hohem Maße profitieren. Es ist wichtig, die Kernprozesse von SAM zu verstehen und sich ein kompetentes Team zusammenzustellen. Unterstützung erhalten Sie unter anderem von Spezialisten wie LUY. Wir gehen mit Ihnen Schritt für Schritt durch den SAM-Prozess, sodass Sie den vollen Nutzen daraus ziehen können.