Application Portfolio Management: Was ist das und wie kann es Unternehmen helfen?

Was ist Application Portfolio Management?

Application Portfolio Management (APM) ist ein Framework zur Überwachung der Anwendungslandschaft eines Unternehmens. Ziel ist es, Kosten zu optimieren, Risiken zu minimieren und die Technologie an Geschäftszielen auszurichten. Anwendungen werden dabei wie Investitionen behandelt, indem ihr Wert, ihr Zustand und ihre Zukunft (Wartung, Ersatz, Außerbetriebnahme) analysiert werden, um die IT-Effizienz und Innovation zu steigern. 

Das APM-Framework umfasst folgende Aspekte:

• Dokumentation der existierenden und der geplanten Anwendungslandschaft.
• Erhebung von Informationen über den Anwendungslebenszyklus.
• Mapping von Anwendungen auf Business Capabilities.
• Dokumentation der technischen Laufzeitumgebung von Anwendungen.
• Anwendungsbewertung aus fachlicher und technischer Perspektive.

Übrigens: Die Rationalisierung der bestehenden Anwendungslandschaft gehört zu den wichtigsten APM-Zielen. 

Warum ist Application Portfolio Management so wichtig?

Wenn ein Unternehmen ein starkes Wachstum verzeichnet oder technische Probleme auftreten, braucht es digitale Lösungen. Verschiedene Applikationen kommen ins Spiel. Um den neuen Herausforderungen und Problemen gerecht zu werden, werden neue Anwendungen von IT oder Fachabteilungen gekauft oder neue Features in den genutzten Produkten entwickelt. Meist muss es schnell gehen – gerade dann, wenn ein akutes, dringendes Problem gelöst werden muss.

Was dabei passiert, ist einfach: Man macht sich nicht ausreichend Gedanken über die Konsequenzen oder spricht sich nicht ab. In der Eile werden also einige wichtige Punkte übersehen.

Im ersten Moment mögen diese Dinge gar keine große Auswirkung haben. Doch mit der Zeit kann es zu weiteren Problemen führen. Das APM wird also vor allem in solchen Unternehmen relevant, in denen sich Anwendungen ansammeln, die sich kaum oder gar nicht mit bestehenden Lösungen kombinieren lassen. Oftmals können sie nicht einmal in die bestehende IT-Landschaft integriert werden oder stören sie.

Einige Anwendungen werden nicht mehr verwendet, aber weiter bezahlt. Andere werden gekauft und nie richtig genutzt. Damit das nicht auch Ihnen passiert, ist Application Portfolio Management von großer Wichtigkeit – es bringt Ihr Applikationsportfolio auf Vordermann.

Schritt für Schritt zu einer schlanken IT mit APM

Kommt Ihnen das oben beschriebene Szenario bekannt vor? Dann sind folgende Schritte empfehlenswert:

1. Bestandsaufnahme: Ermitteln Sie, welche Anwendungen in Ihrem Unternehmen aktuell existieren.
2. Bewerten: Wie hoch ist der Nutzen jeder einzelnen Anwendung für Ihr Unternehmen, Geschäftsprozesse und Business Capabilities? Ist die Technologie sicher und zukunftsfähig? Gibt es technische Schulden?
3. Kategorisieren: Behalten Sie und investieren in die besten Anwendungen, ersetzen Sie die Veralteten und nehmen Sie die, die ihren ursprünglichen Zweck gar nicht erfüllen, aus dem Betrieb.

Auf der Basis Ihres aktualisierten Applikationsportfolios können Sie nun neue Entscheidungen treffen. Das Application Portfolio Management schafft also eine Grundlage, auf der Sie neue, wirklich passende Anwendungen beschaffen können.

Warum ein eigener Prozess für Application Portfolio Management nötig ist

So einfach es in der Theorie klingt, so schwierig ist die Umsetzung in der Praxis. Wenn in Ihrem Unternehmen nur ein paar wenige Anwendungen im Einsatz sind, mag es vielleicht einfach sein und schnell funktionieren. Doch in der Regel ist die Anwendungsliste sehr lang. Je nach Unternehmensgröße und Komplexität der Aufgaben können dies Hunderte oder sogar Tausende von Anwendungen sein.

Es ergibt sich ein ganz klares Problem: Unternehmen haben schon lange den Überblick verloren und alle Anwendungen einzeln durchzugehen, ist kaum möglich. Dazu fehlen häufig auch einfach die Ressourcen.

Aus diesem Grund gibt es APM – einen Prozess, der Ihnen dabei hilft, wieder Herr der Lage zu werden und Ihr Anwendungsportfolio sinnvoll zu überarbeiten.

Ziele & Vorteile von Application Portfolio Management

Im Zuge des APM erhalten Sie eine optimale Übersicht über alle Ihre Anwendungen auch im Kontext Ihrer Unternehmensstrategie. Das bringt viele Vorteile mit sich.

Optimierung und Vereinfachung der IT-Infrastruktur

Sowohl in kleinen als auch in großen Unternehmen können sich eine Menge Anwendungen in der IT-Landschaft ansammeln. APM ordnet den Anwendungen die von ihnen unterstützten Business Capabilities zu, sodass Verantwortliche herausfinden können, welche keinen Nutzen mehr bieten und damit entfernt werden können oder wegen des zu geringen Nutzens modernisiert werden müssen.

Gleichzeitig bietet APM die Möglichkeit, Bewertungskriterien anzuwenden, was dabei hilft, den Geschäftsnutzen einer Anwendung zu messen und nachhaltig zu erhöhen.

Verbesserung von Geschäftsprozessen

Gleichzeitig kommt es durch APM zu einer Verbesserung der Geschäftsprozesse. Redundante Anwendungen, Medienbrüche in Informationsflüssen und veraltete Technologien können dazu führen, dass auch Ihre Geschäftsprozesse träge werden. APM hilft Ihnen dabei, versteckte Engpässe zu identifizieren und Lösungen zu finden, um effizientere Prozesse zu schaffen. Davon profitieren alle Unternehmensbereiche.

Sinnvoller Ressourceneinsatz

Wenn Sie nur noch die Anwendungen verwenden, die Sie wirklich benötigen, sparen Sie sich eine Menge Geld. Durch APM können Sie Ihre finanziellen Ressourcen viel sinnvoller einsetzen. Des Weiteren hilft APM, die richtigen strategischen und taktischen  Entscheidungen zu treffen, was nachhaltig zu Investitionen mit Mehrwert führt.

Beseitigung der Risiken

Ein wichtiger Vorteil von APM ist die Minimierung von Risiken. Durch die Verschlankung und Optimierung der IT-Infrastruktur können Sie potenziellen Gefährdungen entgegenwirken. Beispielsweise Schatten-IT- oder IDV-Anwendungen (individuelle Datenverarbeitung) gehen nämlich nicht selten mit hohen Risiken einher und bieten die ein oder andere Schwachstelle. Das können unter anderem Compliance-Verstöße oder Risiken der IT-Security sein. Sie wissen, was dabei auf Sie zukommen kann: Neben hohen Geldstrafen ist es oftmals auch Ihre Reputation, die leidet. Außerdem kann es zu Betriebsausfällen kommen, die mit hohen Verlusten und einer sinkenden Kundenzufriedenheit einhergehen.

Bewertung der Strategie

Jeder Anwendung liegt eine bestimmte Funktion zugrunde: Sie soll das Unternehmen unterstützen. Mit APM können Sie dafür sorgen, dass dieser Zweck erfüllt wird, indem nicht genutzte Anwendungen ausgemerzt und wenig genutzte konsolidiert werden.

Gleichzeitig kann APM wichtige Daten für groß angelegte IT-Transformationen sammeln. Wenn sich die Anwendungslandschaft weiterentwickelt und verändert, um Ihre Unternehmensstrategie zu unterstützen, ist es wichtig, über die nötigen Daten zu verfügen. APM liefert online zuverlässige Berichte, die Führungskräften als Entscheidungshilfe dienen.

Verbesserung der Zusammenarbeit und Kommunikation

Im Zuge des APM wird die Dokumentation von allen Anwendungen und Tools an einem zentralen Ort zusammengebracht. Das bietet großartige Chancen für die Zusammenarbeit und Kommunikation im Unternehmen, da alle Teams und Abteilungen eine zentrale Datenquelle nutzen und nicht mehr aneinander vorbei sprechen, wenn sie dieselben Namen für dieselben Anwendungen verwenden.

Mehr Flexibilität und Agilität

Viele Unternehmen streben eine höhere Flexibilität an. Und auch die Agilität von Firmen ist immer mehr im Fokus. Mit APM wird dies möglich. Sie gewinnen durch den Prozess an Innovation und Agilität, da eine gut dokumentierte Anwendungslandschaft dabei hilft, schnell und flexibel auf neue Anforderungen zu reagieren. Das wiederum stärkt die Wettbewerbsfähigkeit – ein weiteres Ziel, das jedes Unternehmen verfolgen sollte.

Application Portfolio Management – der Prozess in 5 Schritten

APM lässt sich in 5 Schritte unterteilen.

1. Bestandsaufnahme: Welche Anwendungen sind in Gebrauch?

Der erste APM-Schritt besteht darin, die Anwendungen im Unternehmen zu katalogisieren. Dazu muss sowohl mit Fachabteilungen, wie auch mit IT gesprochen werden. Die Bestandsaufnahme kann aufwendig sein, da nicht nur die Anwendungen erfasst werden müssen, die aktuell verwendet werden, sondern auch die ungenutzten.

In dieser Phase ist es zusätzlich ratsam, verschiedene relevante Informationen zu den Anwendungen zu sammeln. Dazu gehören zum Beispiel Details zu Kosten und Verträgen.  Darüber hinaus ist es wichtig zu dokumentieren, wer eine Anwendung in welchen Geschäftsprozessen nutzt und aus welchen technischen Elementen die Laufzeitumgebung einer Anwendung besteht. Das erleichtert die Bewertung der Applikationen in einem späteren Schritt.

2. Identifizierung der Verantwortlichen

Es ist nicht nur wichtig, alle aktuellen Anwendungen zusammenzutragen, sondern auch eine Zuordnung zu den jeweiligen Verantwortlichen vorzunehmen. Wer sind diese Verantwortlichen? Das sind die Personen, die fachlich für den richtigen Einsatz und technisch für den Betrieb einer Anwendung verantwortlich sind. Daher ist es wichtig, alle Verantwortlichen in das APM einzubeziehen.

3. Definition von Lebenszyklen der Anwendungen

Jede Applikation durchläuft einen Nützlichkeits-Lebenszyklus – das ist vollkommen normal. Dieser Zyklus reicht von der Planung über aktive Nutzung bis hin zur Auslaufphase und schließlich zur vollständigen Abschaffung.

Mit APM wird der aktuelle und geplante Stand der Anwendungslandschaft völlig transparent. Es dokumentiert nicht nur den Betriebszustand einer Anwendung zu einem bestimmten Zeitpunkt, sondern auch die Zeiträume, in denen sich eine Anwendung in einer bestimmten Lebenszyklusphase befindet.

4. Anwendungsbewertung

Selbst dann, wenn es sich um eine aktiv und häufig genutzte Anwendung handelt, kann es sein, dass sie keinen großen Geschäftsnutzen aufweist. Tatsächlich kann dieser von Applikation zu Applikation variieren. Daher ist es im APM-Prozess wichtig, den individuellen Geschäftsnutzen zu ermitteln und die Anwendungen auf der Basis zu bewerten.

Neben dem Geschäftsnutzen sind weitere Bewertungen notwendig, um den Zustand einer Anwendung beurteilen und potenzielle Handlungsbedarfe identifizieren zu können. Dazu zählen zum Beispiel der Stand der Technik, die Zukunftssicherheit, oder die Compliance mit regulatorischen Anforderungen.

5. Prozessmanagement

In der letzten Phase des APM geht es ganz um die Implementierung eines Datenpflege-Frameworks. Das bedeutet eine regelmäßige Verwaltung und Bewertung des Anwendungsportfolios, damit die Dokumentation nachhaltig aktuell bleibt, ein hoher, langfristiger Geschäftsnutzen aufgebaut und die IT vollständig auf Ihre Unternehmensziele abgestimmt werden können.

Übrigens: Sobald APM implementiert wurde, bedeutet das nicht, dass alles erledigt ist. Vielmehr muss der Prozess entsprechend gewartet werden.

Best Practices für Application Portfolio Management

Die richtige Implementierung von APM gilt als zuverlässige Basis für die geschäftliche Transformation. Dadurch können Sie die Innovation Ihres Unternehmens steigern, Ihre Ziele erreichen und neue Erfolge einfahren.

Doch wie genau lässt sich APM richtig umsetzen? Wir haben Best Practices für Sie zusammengetragen, sodass Sie den größtmöglichen Nutzen daraus ziehen können.

Setzen Sie klare Ziele.

Bei jedem Projekt gilt: Stecken Sie klar definierte Ziele. Das trifft auch auf das Anwendungsportfolio-Management zu. Ohne ein klares Ziel ist es kaum möglich, die Anwendungen zu bewerten. Daher sollte die Zieldefinition vor allen Schritten des APM stehen.

Verstehen Sie interne Benutzer.

APM soll unter anderem Führungskräften und anderen Stakeholdern die Entscheidung darüber erleichtern, welche Applikationen den größten Geschäftsnutzen bringen. Daher ist es nur sinnvoll, im Zuge von APM die Anforderungen aktueller Benutzer zu ermitteln und den weiteren Prozess darauf abzustimmen. Eine Applikation, die für ein Unternehmen von großem Wert ist, kann für eine andere Firma nutzlos sein. Indem Sie auf die internen Benutzer eingehen, lässt sich der Nutzen des APM erhöhen.

Machen Sie Datenlieferanten zu Nutznießern.

Die Erfassung und Verwaltung von Daten ist ein zentraler Aspekt jedes Application Portfolio Management-Prozesses. Allerdings ist das nicht die Aufgabe eines einzelnen Teams – die Datenlieferanten aus allen Teams und Abteilungen müssen sich einbringen. Es gilt, regelmäßig Daten beizusteuern.

Experten raten dazu, zu diesem Zweck eine Gruppe von Pilot-Datenlieferanten auszuwählen, die speziell geschult werden. Dadurch wird die Motivation, sich im APM-Prozess richtig einzubringen, erhöht. Zudem kann das Feedback dieser Datenlieferanten dabei helfen, den Schulungsprozess für andere Datenlieferanten zu verbessern.

Datenlieferanten sollen mit der Einführung von APM nicht nur mehr Arbeit durch die Datenpflege haben. Es ist wichtig, sie so in den Prozess einzubinden, dass sie mit APM ihre Aufgaben effizienter und effektiver erledigen können. 

Stimmen Sie Technologie- und Geschäfts-Roadmaps ab.

APM kann nur dann erfolgreich sein, wenn es nicht in einem Silo existiert. Vielmehr muss der Prozess mit Business Capability Management synchronisiert sein und sich in strategische Geschäfts-Roadmaps integrieren lassen. Dazu gehören unter anderem Projektportfoliomanagement, strategisches Portfoliomanagement und die operative Projektabwicklung. Diese Managementprozesse beschäftigen sich mit unterschiedlichen Aspekten Ihres Applikationsportfolios, was eine ganzheitliche Betrachtung möglich macht.

Verkünden Sie Erfolge.

Dass APM erfolgreich implementiert wurde, bedeutet nicht, dass das gesamte Anwendungsportfolio neu aufgestellt wurde. Häufig sind die Erfolge weniger auffällig – und damit für manche gar nicht richtig sichtbar.

Deshalb sollten Sie diese Erfolge klar verkünden. Das macht es für Stakeholder auf allen Ebenen einfacher, den Nutzen des APM klar zu erkennen und als Erfolg zu betrachten.

Holen Sie einen Experten ins Boot.

APM kann sich je nach Komplexität Ihrer IT und Umfang und Größe Ihres Unternehmens recht aufwendig gestalten. Häufig ist es gar nicht so einfach, über den ersten Schritt des APM hinauszukommen – schließlich ist schon die Bestandsaufnahme bei Hunderten von Anwendungen ein großes Stück Arbeit.

Aus diesem Grund gibt es Experten wie LUY. Wir helfen Ihnen dabei, ein zielgerichtetes Application Portfolio Management umzusetzen und einen echten Nutzen daraus zu ziehen. Unser Ziel ist es, Ihre IT zu optimieren, damit Ihr Unternehmen in vollen Zügen von den Vorteilen profitiert.

Damit alles reibungslos abläuft, ist es nur sinnvoll, sich an einen Spezialisten zu wenden. So geht der Prozess nicht nur einfacher und schneller – auch die Ergebnisse lassen sich sehen. Für alles gibt es die richtige Lösung. Sie müssen nur wissen, welche. LUY unterstützt Sie mit einschlägigem Know-how und langjähriger APM Erfahrung.

Fazit

Application Portfolio Management bietet viele Vorteile. Sowohl große als auch kleine Unternehmen profitieren in hohem Maße davon. Dennoch kann sich der Prozess als recht komplex erweisen. Daher ist es ratsam, sich gut mit APM vertraut zu machen und einen Experten ins Boot zu holen. Mit einem kompetenten Ansprechpartner wie LUY an Ihrer Seite ist es möglich, für jede Herausforderung die passende Lösung zu finden.

‍