SaaS Center of Excellence (SCoE) – Definition, Vorteile & Tipps

Was ist ein SaaS Center of Excellence?

Ein SaaS Center of Excellence – kurz: SaaS CoE oder SCoE – ist eine spezialisierte, zentrale Einheit innerhalb eines Unternehmens, bei dem es darum geht, die Effizienz, Best Practices und Governance von SaaS-Lösungen zu etablieren und stetig weiterzuentwickeln. Software-as-a-Service-Lösungen kommen in immer mehr Unternehmen zum Einsatz und gelten als effiziente und beliebte Möglichkeit, weshalb ein SaaS Center of Excellence in vielen Fällen von Vorteil ist.

Es geht darum, die Nutzung der SaaS-Anwendungen zu koordinieren und zu optimieren, während gleichzeitig Risiken minimiert werden. Die Aufgaben von SaaS CoE lassen sich folgendermaßen zusammenfassen:

·  Schaffung von Transparenz: Zunächst identifiziert ein Unternehmen alle genutzten SaaS-Anwendungen und verschafft sich einen Überblick über die Kosten, die Nutzung und die Verträge.

·  Optimierung und Rationalisierung: Überschneidungen in den SaaS-Verträgen werden behoben, um die Kosten zu senken und den Nutzen zu vereinheitlichen.

·  Compliance und Governance: SCoE entwickelt und überwacht Richtlinien, die zur Nutzung von Software-as-a-Service-Produkten bestehen, damit eine regelkonforme, effiziente und sichere Nutzung möglich wird.

·  Lebenszyklusmanagement: Verschiedene Prozesse, die der Auswahl, Einführung, Nutzung, Optimierung und Ausmusterung von SaaS-Produkten dienen, kommen bei SaaS Center of Excellence zum Einsatz.

·  Wissenstransfer: Einige verstehen SCoE als Wissenszentrum, da der Austausch von Best Practices gefördert wird. Zudem unterstützen die Prozesse die Einführung neuer SaaS-Technologien.

Und worin bestehen die Vorteile eines SaaS Center of Excellence? Diese sind vielfältig. Zum einen beschleunigt das Center die Einführung und Akzeptanz von SaaS, da Lösungen schneller und effizienter in das Unternehmen eingeführt werden können. Zum anderen reduziert es auch die Cloud-Ausgaben, da redundante Anwendungen aussortiert werden und die SaaS-Nutzung viel transparenter wird. Generell wird der gesamte Cloud-Lebenszyklus optimiert, indem es clevere Prozesse rund um SaaS-Lösungen gibt, und IT und Business arbeiten noch enger zusammen. Besonders wichtig ist für viele Unternehmen die bessere Governance und Compliance. Alles in allem gilt: Ein SaaS Center of Excellence eignet sich für viele Unternehmen.

Benötigen Sie ein SaaS Center of Excellence?

Für wen eignet sich ein SaaS Center of Excellence (SCoE) eigentlich konkret? Es sind Unternehmen jeder Größe, die davon profitieren können. Ganz allgemein ist SCoE für jede Firma die ideale Wahl, die viele SaaS-Anwendungen in Gebrauch hat oder plant, das SaaS-Portfolio strategisch auszubauen. Vor allem folgende Organisationen und Situationen machen die Gründung eines SaaS Center of Excellence sinnvoll:

• Mittlere und große Unternehmen: Wenn viele Abteilungen selbst SaaS-Lösungen beschaffen und nutzen, geht ein großes Stück an Transparenz, Kostenkontrolle und Compliance verloren. Ein SaaS Center of Excellence kann diese Kontrolle wieder zurückholen.
• Unternehmen mit dezentraler IT-Struktur: Überall wo das Wissen rund um SaaS-Anwendungen sowie ihren Nutzen, ihre Kosten und Verträge auf mehrere Teams verteilt sind und ein zentrales Management fehlt, ist ein SCoE Gold wert.
• Unternehmen, die im digitalen Markt wettbewerbsfähiger werden wollen: Ein gutes SaaS Center of Excellence kann die Wettbewerbsfähigkeit im digitalen Markt enorm steigern. Warum? Es treibt die Einführung, Nutzung und Akzeptanz von SaaS voran und fördert Innovation.
• Unternehmen mit einem starken Wachstum: Mit einem SaaS Center of Excellence sind Sie dazu in der Lage, Ihre Risiken zu minimieren, Ihre Effizienz zu steigern und neue Standards zu setzen – ideal für jedes Unternehmen, das sich gerade im Wachstum befindet.
• Unternehmen in der digitalen Transformation: Steht in Ihrem Unternehmen eine digitale Transformation an? Dann sollten Sie auf SCoE setzen, um diese Phase erfolgreich zu meistern.

Hauptmerkmale eines SaaS Center of Excellence (SCoE)

Welche Merkmale muss ein SaaS Center of Excellence erfüllen, damit es erfolgreich ist? Es gibt ein paar Eigenschaften, die Ihr SCoE auf jeden Fall mitbringen sollte:

• Agilität: Ein erfolgreiches SCoE besitzt ein fundiertes Verständnis der wichtigsten Anforderungen. So kann es sich an Veränderungen in der SaaS-Landschaft anpassen, was Ihre IT insgesamt flexibler und agiler macht.
• Interdisziplinärer Ansatz: Gestalten Sie Ihr Team möglichst diversifiziert, um die vielen verschiedenen Perspektiven der Stakeholder zu repräsentieren.
• Integration: Dazu gehört auch, dass die Teammitglieder Ihres SaaS Center of Excellence die verschiedenen Geschäftsabteilungen Ihres Unternehmens widerspiegeln. So ist die Integration des neuen Teams in vorhandene Unternehmensstrukturen viel einfacher.
• SaaS-zentriert: SCoE sollte aus Personen bestehen, die eine grundsätzliche Erfahrung aus dem SaaS-Bereich mitbringen – sei das SaaS-Architektur, SaaS-Datenschutz oder SaaS Tech Stacks.
• Geringe Teamgröße: Kleine SCoE-Teams funktionieren in der Regel am besten. Experten raten maximal zu rund 10 Mitgliedern, um sicherzustellen, dass das SaaS Center of Excellence die Expertise gewinnt, die für eine erfolgreiche Umsetzung vonnöten ist.
• Handlungsfähigkeit: Ein empowered SaaS Center of Excellence ist der Schlüssel zum Erfolg. Es sollte möglich sein, dass das SCoE eigenverantwortliche Entscheidungen treffen kann, ohne dass es die Erlaubnis oder Genehmigung höhergestellter Führungskräfte einholen muss. Das würde die Agilität nur unnötig einschränken.
• Engagement: Selbstverständlich ist ein hohes Engagement gefragt. Alle SCoE-Teammitglieder sollten eine klare Vision vor Augen haben und mit Motivation darauf hinarbeiten. Durch eine gute und transparente Kommunikation lässt sich das umsetzen.

SaaS Center of Excellence implementieren

Möchten Sie ein SaaS Center of Excellence gründen? Dann sollten Sie sich intensiv mit dem Implementierungsprozess befassen. Damit stellen Sie sicher, dass am Ende des Tages alles nach Plan läuft und Ihr SCoE die Erfolge bringt, die Sie sich erhoffen.

Tatsächlich kann die Implementierung mit einigen Herausforderungen und Hürden einhergehen. Da ist es wichtig, sich Schritt für Schritt vorzuarbeiten, um erfolgreich ein SaaS Center of Excellence gründen zu können. Folgende Schritte sollten Sie nicht vernachlässigen:

1. Eine klare Vision definieren: Um erfolgreich ein SCoE zu gründen, müssen eine klare Vision und schließlich auch eine klare Strategie vorhanden sein. Damit legen Sie den Grundstein für alle weiteren Schritte.

2. Klare SaaS-Leitlinien definieren: Diese Leitlinien sollen später von Ihrem SaaS Center of Excellence unterstützt werden: Dazu gehören SaaS- oder Cloud-Governance.

3. Die richtigen Mitarbeiter ins Team holen: Ihr SCoE-Team ist nur so stark wie jedes einzelne Mitglied. Achten Sie bei der Auswahl der Mitarbeiter also darauf, dass sie die nötige Expertise und ein entsprechendes Engagement mitbringen.

4. Zusammenarbeit mit Stakeholdern: Bauen Sie wertvolle Beziehungen auf und arbeiten Sie eng mit den Stakeholdern Ihres SaaS-Managements zusammen. Nur so wird sich Ihr SaaS Center of Excellence langfristig durchsetzen können.

5. SaaS-Management-Plattform evaluieren und implementieren: Schließlich ist es so weit – sie setzen Ihre in Schritt eins definierte Vision um und arbeiten mit Ihrem Team daran, die festgelegten SaaS-Leitlinien einzuhalten.

Sinnvoll ist es, bevor Sie Ihr SaaS Center of Excellence gründen, sich mit der Meinung von Experten zu befassen. Eine eingehende Beratung ist sogar noch vor dem ersten Schritt ratsam, da sie auf diese Weise genau wissen, was zu tun ist. Wir von LUY haben uns darauf spezialisiert, Unternehmen bei der Business Navigation und dem Enterprise Architecture Management zu unterstützen. Mit einem kompetenten Ansprechpartner können Sie Prozesse entwickeln, die Ihr Unternehmen tatsächlich an das gewünschte Ziel führen.

Fazit

Ein SaaS Center of Excellence eignet sich für Unternehmen, die viele SaaS-Anwendungen nutzen oder einen Ausbau ihres SaaS-Portfolios planen. Es bietet viele Vorteile – gerade für kleine und mittelständische Unternehmen, die auf Compliance, Transparenz und Kostenkontrolle Wert legen. Mit einem gut durchdachten Implementierungsprozess können Sie erfolgreich ein SaaS Center of Excellence gründen und von den Vorteilen profitieren. Wir von LUY unterstützen Sie dabei.